笑顔で明るく元気良く受け答えをしましょう。

語尾をはきはきと明瞭に発音しましょう。

ペンを常備。メモは必ず取りましょう。

電話のかけ方

1. 相手の会社名、所属部署、氏名、電話番号を確認する。
2. 用件を簡潔に伝えられるよう、事前にメモをとって整理しておこう。
3. 相手の都合を考えてからダイヤルする。始業直後、昼食時、深夜等は避ける。
4. かかったら相手を確認してから名乗り、用件に入る。電話が長引きそうになったら、必ず相手の都合を聞く。
5. 用件はできるだけ手短に。相手の応答はメモし重要な内容は復唱、確認することを心掛ける。
6. 用件が終わったら、あいさつして電話を切る。

※先方が留守で折り返し電話をもらう時は、電話を取ってくれた人の名前を確認しておく。

電話を取り次ぐ時

1. 誰から誰にかかってきた電話かを確認する。上司にかかってきた場合には用件まで聞く。
2. 指名された人に取り次ぐ時は、電話の保留ボタンを押して余計な話が相手に伝わらないようにする。
3. 指名された人が不在ならば、不在の理由を告げ相手の意向を尋ねよう。相手に帰社時間を聞かれた時は、はっきりしていない時でも大体予想される時間を伝えるか、折り返し電話する旨を相手に告げる。
4. 指名された人が電話中の時は、待ってもらうか折り返し電話させるかを相手に尋ね、指示をもらう。折り返しの電話になったら、相手の会社名、氏名、電話番号を必ず確認しておこう。
5. 指名された人が会議中や接客中であれば、折り返し電話するようにする。ただし緊急の時や約束をしていた場合はメモで伝えるようにする。
6. 伝言を頼まれた場合は、相手の会社名、氏名、内容を正確に伝える。

電話の受け方

電話のベルが鳴ったら３回以内に出るようにしよう。それ以上待たせてしまったら「お待たせしました」と一言添えよう。用件は聞き漏らしのないように必ずメモを取る。複雑な内容、会社名、氏名、日時、場所などは面倒でも必ず復唱するようにしよう。

電話を切るときは、相手が切ったのを確認してから静かに受話器を置く。電話はかけた方が先に切るのが原則。ただし、お客さまの場合は相手が切ってから受話器を置く。メモした用件は紛失しないようすぐに手帳等に転記しよう。

※話の途中で電話が切れてしまったら、受話器を置いて再びかかってくるのを待つ。かけた方からかけ直すのが原則。